De um mero software de gerenciamento de negócios programa para uma parte integrante de um negócio, a solução ERP percorreu um longo caminho não apenas em termos de suavização do processo de negócios, mas também para impulsionar o crescimento geral do negócio. As complexidades e múltiplas atividades das empresas, atravessando todas as fronteiras de países e fusos horários, infligem um caos injustificado. É aqui que uma solução ERP eficaz com seu efeito de longo alcance transforma o caos em um projeto sistêmico para entrega contínua de resultados positivos para a empresa. Ele agiliza e acelera o processo de negócios, proporcionando uma vantagem competitiva para a empresa.
É dito que “primeiro passo é o mais importante, porque é ele que aponta a direção”; portanto, é fundamental ter uma implementação correta do ERP para uma utilização ideal. A seguir, apresentamos as “9 etapas obrigatórias” para a implementação bem-sucedida da solução ERP.
- Identificar os problemas e definir o (s) objetivo (s)
O ERP fornece uma vasta solução para muitos problemas enfrentados pelas empresas. No entanto, é muito importante identificar o real objetivo da implementação do ERP. A questão é menos sobre “ devemos implementar ” e mais sobre “para que o ERP deve ser implementado”. Os indicadores chave de desempenho (KPI) devem ser analisados para entender a necessidade da intervenção do software.
Os objetivos principais são necessários; não só no que diz respeito ao presente, mas também porque as projeções futuras estão incluídas na lista de requisições, o que permite a uma empresa levar em consideração a escalabilidade e acomodar as mudanças no futuro do negócio. Portanto, novamente, é essencial identificar o problema ou a necessidade exata que motiva o ERP.
- Defina o escopo
Os objetivos podem ser diversos, desde trazer transparência às operações até ter controle financeiro, apoiar a expansão orgânica, apoiar aquisições ou apoiar processos comuns. De acordo com o estudo Gartner, 61,1% das implementações de ERP demoram mais do que o esperado e 74,1% dos projetos de ERP excedem o orçamento . A principal causa dos atrasos e do orçamento excessivo é a definição pouco clara dos requisitos de ERP.
As funcionalidades do ERP devem ser avaliadas de acordo com o barômetro de sincronização dentro das necessidades da empresa. Dependendo do orçamento e da necessidade básica, a lista de demanda de ERP deve ser gerada, o que permite uma implementação de ERP suave e sem obstáculos.
- Avaliar as opções
Para uma utilização bem-sucedida do software ERP, a administração da empresa deve investir seu tempo na avaliação das opções disponíveis que atenda as necessidades do negócio. Avaliar as opções de ERP é uma tarefa muito importante, pois as opções devem ser avaliadas com base nas necessidades atuais, bem como em relação aos requisitos futuros.
Deve se evitar as customizações do ERP de acordo com o uso pretendido. A customização pode às vezes levar a um aumento na falha do sistema ERP , pois pode aumentar as complexidades. A organização precisa entender a diferença entre configuração de pacote ERP e customização de forma clara porque muitas vezes o requisito é atendido pela aquisição do sistema ERP e nenhuma customização é necessária.
Novas adições, como solução ERP em nuvem ou SaaS ERP, são a preferência atual dos clientes, pois essas opções estão disponíveis em diferentes escopos e flexibilidade para acomodar necessidades futuras. Assim, uma empresa precisa fazer um brainstorm com os fornecedores / consultores de ERP para trazer o melhor sistema da organização.
- Migração de dados
Depois que uma solução ERP é identificada, a próxima etapa, maior e mais importante é a migração de dados, que fornece uma transição suave e utilização futura do software.
Implementar um ERP pode ser uma grande mudança, especialmente se a empresa estiver testando o software pela primeira vez. Identificar quais dados são necessários para uma transição bem-sucedida. A maioria dos softwares permite a entrada de dados, mas toda a mudança de dados pode sobrecarregar o software.
Portanto, apenas os dados necessários e mais importantes devem ser transferidos para o software, e muito cuidado deve ser tomado para garantir que os dados sejam recuperados do software, sempre que necessário.
- Verifique a infraestrutura
Preparar a empresa para a implementação do ERP está no centro de todas as etapas de implementação do ERP e desempenha um papel vital no processo, seja um sucesso ou um fracasso. A infraestrutura na qual o software será executado, deve ter o escopo de escalabilidade junto com opções de atualização de acordo com a demanda. Essa exigência não deve ser limitada.
- Gerenciamento de mudanças
Os funcionários de qualquer empresa estão acostumados com o mesmo tipo de atividades realizadas por meio de um processo definido em sua rotina diária e quaisquer mudanças podem não ser facilmente aceitas, principalmente quando se trata de algo tão influente como o ERP e é quando o Gerenciamento de Mudanças se torna crucial. O ERP não é um ativo fixo como um computador que é comprado e instalado no escritório da empresa; na verdade, é um sistema que mudaria o ambiente e o estilo de trabalho para melhor, o que afeta não apenas uma ou duas operações, mas todas.
A administração deve envolver seus funcionários e prepará-los mentalmente para responder a perguntas críticas como – Por que é importante para a organização incluir o ERP? OU Como um ERP aumentaria a produtividade? OU Como um ERP automatizaria as funções de BackOffice e economizaria tempo? Uma série de sessões de brainstorming, atualizações sobre desenvolvimentos relacionados e resolução de dúvidas construiriam a confiança dos funcionários e os preparariam para receber a boa mudança de braços abertos.
A mudança é para todos e comunicar isso positivamente aos funcionários tornará as coisas mais fáceis, pois um ERP só pode fornecer resultados ideais quando todos os funcionários aceitarem a mudança. Portanto, deve-se tomar cuidado para garantir uma transição suave, mas bem-sucedida, criando consenso e confiança dos funcionários.
- Transferência de tecnologia e conhecimento
21% das implementações de ERP não fornecem benefícios de negócios significativos, dados Gartner. Os motivos variam, começando com a personalização inadequada para a utilização de software não otimizada, resultante de pessoal mal treinado operando e alimentando dados para a solução. O treinamento é o aspecto mais importante do processo de implementação do software ERP. Isso garante que haja menos problemas e mais sucesso, especialmente quando o ERP é implementado pela primeira vez na empresa ou quando a plataforma é alterada de uma solução ERP para outra.
A administração da empresa deve garantir o detalhamento adequado do fornecedor e o know-how tecnológico para a equipe interna de suporte de TI da empresa. O uso adequado da tecnologia e a efetiva transferência de conhecimento, juntamente com o treinamento adequado, devem ser considerados, pois são eles os responsáveis pelo sucesso de todo o projeto. Considerar o consultor como parte do projeto não apenas ajudaria em uma operação tranquila e sem obstáculos, mas também reduziria o intervalo de tempo entre a falha prematura e a solução.
- Gerenciamento e teste de projetos
Depois de avaliar todas as opções disponíveis, selecionar a mais adequada e, em seguida, treinar os funcionários, o aspecto real da implementação é a própria implementação do projeto. De acordo com um estudo da Gartner, 40% das implementações de ERP causam grandes interrupções operacionais após o go live ; portanto, a implementação adequada é imperativa.
A rigidez pode sair pela culatra, uma vez que existem muitos intervalos de tempo entre os processos de seleção, avaliação e implementação. Há também uma improvisação lateral que deve ser incorporada. Simultaneamente, o objetivo central não deve ser diluído ou alterado. O teste é uma fase importante do processo de implementação, que cuida do teste de aceitação do sistema e do usuário.
- Toque final e suporte contínuo
Assim que a solução ERP for devidamente verificada e implementada, é hora de entrar em operação. É aconselhável realizar um teste de funcionalidade adicional, apenas como medida de segurança. Uma solução ERP não é um evento único, mas sim um processo contínuo. É algo que a empresa deve manter continuamente sob controle para evitar quaisquer aberrações ou falhas sistêmicas que possam afetar a funcionalidade do software ERP.
Finalmente, as atualizações regulares do software do fornecedor são um dos requisitos da solução após a conclusão da implementação. A manutenção também deve ser realizada periodicamente como um aspecto do suporte contínuo, o que ajuda a garantir uma solução estável e funcional.